Nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện chưa có đội IT nội bộ đủ mạnh, nên giao phần mềm cho bên ngoài phát triển gần như là lựa chọn bắt buộc. Nhưng qua quá trình đồng hành cùng không ít khách hàng, chúng tôi nhận ra việc tư vấn chọn mua sản phẩm, dịch vụ kỹ thuật đúng đối tác ngay từ đầu mới là phần khó nhất. Viết code thì nhiều người làm được. Chọn nhầm một nhà cung cấp thì bạn có thể mất vài tháng chờ đợi và một khoản tiền không nhỏ để làm lại từ đầu.
Vì sao phải thẩm định trước khi ký hợp đồng
Phần mềm là thứ bạn sẽ dùng nhiều năm, thậm chí cả chục năm. Một hệ thống quản lý bán hàng hay chấm công không giống món đồ mua về là xong. Nó gắn chặt vào cách doanh nghiệp vận hành mỗi ngày. Vì vậy khi chọn nhà cung cấp, bạn đang đầu tư vào một mối quan hệ dài hạn chứ không chỉ là một bản báo giá.
Chúng tôi thường nhắc khách hàng rằng buổi demo rất dễ tạo ấn tượng sai. Giao diện đẹp không đồng nghĩa với hạ tầng vững. Đội ngũ đứng sau cũng chưa chắc đủ năng lực để bảo trì khi hệ thống chạy thật, và đó mới là lúc bạn cần đến họ nhiều nhất. Bạn nên tách bạch hai thứ: trải nghiệm khi trình diễn và khả năng vận hành lâu dài.
Những tiêu chí thẩm định bạn nên xem
Bước đầu tiên là xem đối tác đã làm gì trước đó. Hãy yêu cầu danh sách các dự án tương tự. Nếu được, xin liên hệ trực tiếp vài khách hàng cũ để hỏi về tiến độ, cách họ xử lý khi phát sinh lỗi và thái độ hỗ trợ sau bàn giao. Những câu trả lời này thường thật hơn bất kỳ tài liệu giới thiệu nào.
Tiếp theo là năng lực kỹ thuật. Bạn không cần hiểu sâu về lập trình, nhưng nên hỏi rõ họ dùng công nghệ gì, có quy trình kiểm thử không, và có quản lý mã nguồn bằng hệ thống phiên bản hay không. Một đơn vị làm việc bài bản thường sẵn sàng giải thích những điều này bằng ngôn ngữ đơn giản. Nếu họ lảng tránh, đó đã là tín hiệu cần cân nhắc lại.
Về hạ tầng, hãy hỏi phần mềm sẽ được đặt ở đâu, dữ liệu sao lưu định kỳ thế nào và có phương án khôi phục khi sự cố xảy ra hay không. Đây là phần nhiều doanh nghiệp bỏ qua, nhưng lại gây thiệt hại lớn nhất khi có chuyện. Một lần mất dữ liệu đơn hàng có thể đắt hơn nhiều so với khoản tiết kiệm từ báo giá thấp.
- Hồ sơ năng lực và các dự án tương tự đã triển khai
- Quy trình kiểm thử, quản lý mã nguồn và bàn giao tài liệu
- Phương án sao lưu, bảo mật và khôi phục dữ liệu
- Cam kết thời gian hỗ trợ và bảo trì sau nghiệm thu
Đọc kỹ hợp đồng và phạm vi công việc
Một lỗi chúng tôi gặp khá thường xuyên là phạm vi công việc được mô tả chung chung. Khi đó, mỗi thay đổi nhỏ lại kéo theo một đợt báo giá mới, và tiến độ cứ trôi dần mà không ai chịu trách nhiệm rõ ràng. Bạn nên yêu cầu tài liệu đặc tả chi tiết, trong đó ghi rõ tính năng nào thuộc gói ban đầu, tính năng nào làm thêm sau, và tiêu chí nghiệm thu cho từng giai đoạn.
Ngoài ra, hãy làm rõ quyền sở hữu mã nguồn sau khi dự án kết thúc. Có doanh nghiệp đến lúc muốn đổi đơn vị bảo trì mới mới phát hiện mình không được giữ mã nguồn của chính sản phẩm đã trả tiền. Điều khoản này cần được viết thành văn bản rõ ràng ngay trong hợp đồng, không nên để ngầm hiểu.
Một ví dụ từ thực tế dự án
Có một khách hàng là chuỗi cửa hàng vừa và nhỏ, muốn số hóa quy trình đặt hàng. Họ chọn đơn vị có báo giá thấp nhất nhưng không yêu cầu tài liệu đặc tả. Sau sáu tháng, phần mềm chạy được nhưng thiếu nhiều tính năng cốt lõi. Khi muốn chuyển sang đội khác, họ không lấy được mã nguồn đầy đủ. Đội chúng tôi phải dành thêm thời gian đánh giá lại toàn bộ hệ thống trước khi có thể tiếp tục. Từ trường hợp này, chúng tôi rút ra rằng báo giá rẻ nhất hiếm khi là lựa chọn rẻ nhất về lâu dài.
Lưu ý khi bắt đầu hợp tác
Đừng vội ký khi chưa có buổi làm việc thử hoặc giai đoạn khảo sát ngắn. Một khoản đầu tư nhỏ để kiểm tra cách đối tác làm việc sẽ giúp bạn tránh nhiều rủi ro về sau. Hãy chia dự án thành các giai đoạn có nghiệm thu rõ ràng, thay vì thanh toán toàn bộ một lần ngay từ đầu.
Nếu bạn đang cân nhắc các giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp, có thể đọc thêm top 10 lưu ý về giải pháp doanh nghiệp khi chọn mua để có góc nhìn tổng quát trước khi quyết định.
Hạ tầng và bảo mật cũng cần được xem xét
Khi phần mềm liên quan đến dữ liệu nhân sự hoặc khách hàng, câu hỏi về bảo mật càng quan trọng. Bạn nên hỏi đối tác cách phân quyền người dùng, mã hóa dữ liệu và ghi nhật ký truy cập. Với những hệ thống kết nối thiết bị tại văn phòng như máy chấm công, việc hiểu dữ liệu được truyền đi thế nào là điều cần thiết. Bạn có thể tham khảo thêm cách chọn thiết bị qua bài chấm công vân tay hay khuôn mặt cho doanh nghiệp nhỏ.
Đừng chỉ tập trung vào tính năng hiện tại. Hãy hỏi thêm về khả năng mở rộng khi số người dùng tăng, và hệ thống có kết nối được với phần mềm khác trong tương lai hay không. Một hệ thống khó mở rộng sẽ buộc bạn phải làm lại sớm hơn dự kiến.
Kết luận
Outsource phần mềm có thể giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm nhân sự và thời gian, nhưng chỉ khi chọn đúng đối tác. Thẩm định kỹ năng lực, hạ tầng, hợp đồng và quyền sở hữu mã nguồn sẽ giúp bạn loại được phần lớn rủi ro. Chúng tôi hy vọng những gợi ý trong bài giúp bạn tự tin hơn khi làm việc với nhà cung cấp. Nếu muốn hiểu sâu hơn về các tiêu chí kỹ thuật, bạn cũng có thể đọc những câu hỏi về hạ tầng khi chọn công ty ứng dụng AI.